DICAS PARA USAR O GERENCIAMENTO DOCUMENTÁRIO Pode ser que um projeto ambicioso demais para o gerenciamento de documentos não traga nenhuma melhoria para a empresa, tendo falhado em fazer com que os usuários o usassem regularmente. Aqui estão algumas dicas que podem evitar alcançar essa situação:
1. Envolva os principais administradores ou usuários. Ter uma pessoa responsável dentro da empresa capaz de transmitir todos os benefícios da ferramenta a seus colegas, além de poder resolver problemas.
2. Sessões de contato. Lembre-se de que, para muitos usuários, é a primeira vez que eles veem a ferramenta. Tenha cuidado com o uso de termos muito específicos, a mensagem pode não chegar. Organize sessões de demonstração, desde as funcionalidades mais básicas até as progressivamente mais avançadas. Inclua exemplos adaptados ao setor e atividade da empresa. Sessões curtas de 30 minutos.
3. Use em contextos reais. Use exemplos próximos à empresa, adapte estruturas e linguagem. Explique quais são os novos conceitos a serem usados.
4. Evite mencionar o sistema. Pode ser que um de nossos usuários já conheça a ferramenta por razões anteriores e tenha um conceito negativo por alguma razão. Tente destacar suas vantagens e qualidades para evitar que essa conotação influencie o presente.
5. Compartilhe sucessos. Use experiências positivas como referência.